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Schedine Alloggiati – Metodo Facile – Invio Schedina AlloggiatiWeb

INVIARE LA SCHEDINA ALLOGGIATI – LE SCHEDINE ALLOGGIATI COSA SONO E COME SI INVIANO

 

Schedina Alloggiati per Strutture Ricettive


La Schedina Alloggiati è un documento che deve essere redatto e trasmetto allo Polizia di Stato allo scopo di notificare tutti gli alloggiati presenti nella struttura ricettiva.
La Schedina Alloggiati deve contenere i dati anagrafici degli ospiti e le informazioni relative al loro soggiorno.

I dati devono essere inviati tramite apposito portale messo a disposizione dalla Polizia di Stato entro 24 ore dall’arrivo dell’alloggiato.
Per soggiorni di gruppo deve essere indicato un capogruppo o capofamiglia in possesso di un documento di riconoscimento valido in Italia (per l’ elenco dei documenti validi vai alla pagina).
Dopo la corretta trasmissione dei dati viene rilasciata una ricevuta di conferma invio che il soggetto ospitante deve conservare.

 

Come accedere al sito della Polizia di Stato per inviare le Schedine Alloggiati

Il nuovo sistema telematico di invio Schedine Alloggiati è gestito dalla Questura, Il sito https://alloggiatiweb.poliziadistato.it è accessibile tramite un comune browser (è consigliabile utilizzare MS Internet Explorer).
Per poter accedere al servizio è necessario scaricare ed installare il certificato digitale tramite la funzione “Scarica Certificato Digitale” presente nell’ area Accedi al Servizio .

L’utente dovrà utilizzare UserId e Password consegnate dalla Questura (la password potrà essere modificata in seguito).
Una volta installato il certificato l’utente può accedere all’ Area di Lavoro.

 

Come realizzare una Schedina Alloggiati

Si può creare una Schedina Alloggiati per invio telematico in modi differenti:

  • Compilazione Diretta sul sito della Polizia di Stato;
  •  Compilazione Automatica tramite Software Gestionale.

– Generazione Schedina Alloggiati sul sito della Polizia di Stato

Eseguito l’ accesso all’ Area di Lavoro si sceglie il servizio “Inserimento On Line”. In quest’ area si aprirà una schermata per l’inserimento dei dati dell’ ospite. Nel caso di Ospite Singolo una volta compilati i campi richiesti è possibile procedere direttamente all’ invio. Nel caso di Gruppi o Famiglie il primo Ospite da inserire nella Schedina Alloggiati è il Capofamiglia o il Capogruppo, facendo click su “Prosegui” si potrà compilare una scheda per ogni membro della famiglia / del gruppo, terminato ciò si procederà all’ invio tramite apposito pulsante “Invia Schedina” situato nella schermata in basso a destra.

 

             — Svantaggi —

Quando si compila la schedina alloggiati direttamente sul sito della Polizia di Stato i dati di ogni ospite devono essere ricopiati a mano e, se si perde la connessione bisogna ricominciare le operazioni da zero.
Bisogna compilare e inviare una schedina per ogni Ospite Singolo / Gruppo / Famiglia di alloggiati.

– Generazione Automatica Schedina Alloggiati tramite Software Gestionale

All’ interno di un buon software gestionale per Bed and Breakfast, Hotel, Ostelli e altre tipologie di strutture ricettive sono presenti uno o più bottoni che rimandano alla generazione automatica di una Schedina Alloggiati. La schedina alloggiati viene creata e salvata sul computer dove risiede il programma gestionale sotto forma di file di testo (estensione .txt).

I file generati automaticamente dal software possono rappresentante un singolo soggiorno o tutti i Soggiorni della giornata. Una volta generate le Schedine Alloggiati è possibile caricarle sul sito della Polizia di Stato e inviarle.

 

             —   Vantaggi   —

Se si sceglie di affidare la compilazione della schedina alloggiati ad un software non si deve ricopiare nulla poichè
il programma in automatico genera il file da inviare alla polizia di Stato tramite l’ Area “Invio File”.

Se si è scelto di generare la Schedina Alloggiati tramite un Software durante il caricamento del file il servizio controlla la correttezza dei dati presenti e in caso di errori le schedine non corrette sono segnalate e scartate mentre le altre vengono tranquillamente inviate. Sarà necessario in un secondo momento caricare i dati relativi ai soggiorni esclusi.

Il servizio “Invio File” per permettere alle strutture ricettive in possesso di un software gestionionale di creare in modo automatizzato uno o più elenchi di alloggiati senza dover inserire un ospite per volta sul portale della Polizia di Stato.

Cosa fare dopo l’invio delle Schedine Alloggiati

Esistono sul sito della Polizia di Stato Aree dedicate al Post-Invio che permettono la gestione delle ricevute che attestano il numero di schedine alloggiati correttamente trasmesse in un dato giorno.

E’ possibile scaricare le ricevute in formato pdf solo per i giorni precedenti a quello odierno. Il riepilogo delle schedine alloggiati inviate in data odierna si potranno visualizzare tramite il link “Elenco Alloggiati Inviati Oggi” mentre dal giorno successivo sarà possibile scaricare la relativa ricevuta pdf.

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Software Gestionale per Strutture Ricettive con Schedina Alloggiati Automatica

 

 

Programma Bed and Breakfast, Hotel, Ostelli con generazione automatica Schedina Alloggiati

Esiste un portale dove i bed and breakfast, gli ostelli e gli Hotel devono inserire i dati degli alloggiati tramite la compilazione o il caricamento della Schedina Alloggiati. Tutti gli ospiti devono essere inseriti in una schedina alloggiati. Se ci sono gruppi di persone la schedina alloggiati deve contenere il capogruppo in testa alla schedina alloggiati e tutti gli altri alloggiati dopo.

Per le famiglie la schedina alloggiati deve avere come prima riga i dati del capofamiglia e poi i dati dei membri devono essere inseriti nella schedina alloggiati senza i riferimenti ai loro documenti.

La schedina alloggiati deve essere realizzata anche per un singolo ospite e deve contenere tutti i suoi dati.

Esistono vari modi per realizzare la schedina alloggiati:

  • Schedina Alloggiati compilata sul sito della Polizia di Stato

  • Schedina Alloggiati generata su file di testo e caricata sul sito della Polizia di Stato.

  • Schedina Alloggiati generata con Software Gestionale e caricata sul sito della Polizia di Stato.

Creare una schedina alloggiati è complicato se generata a mano su file di testo perchè i dati relaviti agli alloggiati devono essere codificati seguendo apposite tabelle.

Compilare la Schedina alloggiati sul sito della polizia è una procedura lunga e bisogna ricopiare tutti i dati del cliente a mano, la scelta migliore è generare la Schedina Alloggiati tramite un Software Gestionale.

Un software gestionale per Bed and Breakfast, Hotel e Ostelli facile da usare e con generazione di schedina alloggiati è uno strumento che tutte le strutture ricettive dovrebbero avere per svolgere al meglio il proprio lavoro.

Quando si genera la schedina alloggiati tramite un software gestionale si risparmia tempo e la sola cosa che si deve fare è andare sul Portale AlloggiatiWeb della Polizia di Stato, accedere all’ area di lavoro, caricare il file Schedina Alloggiati generato tramite il programma per la gestione di B&B, Hotel e Ostello e inviarlo.

La schedina alloggiati è un file documento che tutte le strutture alberghiere o extra-alberghiere devono compilare per notificare gli ospiti presenti nel proprio B&B, Hotel o Ostello.

 

Schedina Alloggiati per Bed and Breakfast

Un bed and breakfast, in quanto struttura extra-alberghiera è tenuto a comunicare alla Polizia di Stato i dati dei propri alloggiati. Lo strumento che i B&B devono utilizzare è la Schedina Alloggiati.

La schedina alloggiati deve essere compilata e inviata per ogni cliente entro il giorno seguente alla data di inizio del soggiorno, deve contenere i dati anagrafici del cliente, i dati riguardanti il documento di riconoscimento utilizzato per la registrazione e la durata del soggiorno. Se il soggiorno dovesse durare meno dei soggiorni stabiliti inizialmente non è necessario inviare una nuova schedina alloggiati mentre se l’ alloggiato desidera prolungare il soggiorno si dovrebbe chiudere quel soggiorno e iniziare un nuovo soggiorno perciò va nuovamente comunicato il tutto tramite una nuova schedina alloggiati.

L’ invio delle schedine alloggiati è un atto ufficiale !

Il gestore / proprietario di un bed and breakfast può decidere se inviare le schedine alloggiati generate autometicamente grazie ad un software gestionale in un solo momento o suddivederle nel tempo.

Se le suddividesse nel tempo dovrebbe generare una schedina alloggiati per ogni soggiorno e caricarle una per volta sul sito, a caricamento avvenuto con esito positivo inviarle. L’ operazione di invio schedine alloggiati può ripetersi più volte nell’ arco di una giornata.

L’invio singolo della schedina Alloggiati può essere eseguito compilando la schedina alloggiati con tutti i soggiorni del giorno.

Se il Bed and Breakfast decide di gestire la comunicazione delle schedine alloggiate con singola schedina deve assicurarsi che :

  • tutti i soggiorni siano inclusi nella schedina alloggiati
  • non siano trascorse più di 24h dall’ arrivo degli ospiti presenti nella schedina alloggiati
  • per ogni ospite singolo, capogruppo e capofamiglia siano presenti i dati del documento di riconoscimento
  • ogni capogruppo sia il primo del gruppo che rappresenta nella schedina alloggiati
  • ogni capofamiglia sia il primo membro della famiglia nell’ elenco degli alloggiati presenti nella schedina

Quando il B&B affida la compilazione della schedina alloggiati ad un software gestionale non deve proccuparsi di nessuno dei punti precedenti perchè il programma gestisce la generazione della schedina automaticamente.

Il caricamento e l’invio del file sono le uniche operazioni di cui un B&B che utilizza un software gestionale con generazione automatica di Schedina Alloggiati deve preoccuparsi.

Software gestionale hotel e bed and breakfast con invio schedina alloggiati polizia di stato tramite portale alloggiatiweb

LINK UTILI:

https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/

http://questure.poliziadistato.it/statics/31/manuale.pdf?lang=it

http://questure.poliziadistato.it/statics/39/faq-alloggiati-web.pdf?lang=it

http://questure.poliziadistato.it/it/Terni/articolo/5730dd92d5784270923638