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Importare Prodotti, Clienti e Fornitori da File Csv

come importare prodotti o clienti nel software gestionale magazzino e fatturazione

Perchè Importare dati e prodotti del magazzino?

Importare i dati del proprio magazzino in modo automatico permette di risparmiare tempo e limita gli errori di inserimento dovuti a distrazioni dell’operatore.

Di cosa ho bisogno per importare / popolare il magazzino o l’anagrafica clienti?

Per popolare il magazzino, importare quindi i dati dei prodotti, o popolare l’anagrafica clienti e fornitori, è necessario avere un file in formato csv opportunamente formattato in modo che Gaveira possa riconoscere i dati in esso contenuti.

Cos’è un file csv?

Un csv non è altro che un file di testo con estensione .csv contenente le informazioni del magazzino o l’anagrafica clienti. Il testo presente nel csv è rappresentato in formato tabellare: la prima riga del file può contenere il nome delle colonne della tabella (es. Codice a Barre – Nome Prodotto – Disponibilità), le colonne sono separate tra loro da un carattere jolly ( ; oppure – oppure il Tab, carattere tabulatore).

Nella figura sopra è rappresentato un file csv, con riga di intestazione (evidenziata in rosso) e con separatore di colonne il carattere Tab

Come posso generare il csv? Come estrarre i dati di Prodotti e Clienti dal mio vecchio gestionale?

Quasi tutti i software gestionali permettono di esportare i dati in formato csv / testuale. Sarà sufficiente individuare la funzione o la voce “Esporta”, e nelle impostazioni indicare che il csv generato / estratto deve essere SENZA RIGA DI INTESTAZIONE (la prima riga deve contenere direttamente i dati del primo prodotto o primo cliente, e non il nome delle colonne).

Software Gestionali come Danea Easy Fatt o Invoicex permettono l’esportazione in csv: attenzione ad impostare Export SENZA RIGA DI INTESTAZIONE oppure aprire con un editor di testo il file csv estratto ed eliminare la prima riga contenente i nomi delle colonne.

Nel caso in cui il vecchio software gestionale non permetta l’export o il salvataggio direttamente in csv, estrarre i dati in un formato testuale, ed editare manualmente il file, cancellando se presente la prima riga di intestazione.

Che formattazione di numerazione, valuta e date supporta Gaveira?

Gaveira è progettato per riconoscere quasi tutti i tipi di formattazione Data/Valuta. E’ consigliabile utilizzare le formattazioni standard numeriche e Data / Ora come i file d’esempio:

CLICCA PER SCARICARE FILE CSV D’ESEMPIO PRODOTTI

CLICCA PER SCARICARE FILE CSV D’ESEMPIO CLIENTI

 

Come posso importare i dati del magazzino e l’anagrafica clienti in Gaveira?

 

Importare Prodotti e Clienti in Gaveira è semplicissimo: basta cliccare su “Importa da CSV” dall’apposito menu Prodotti o Clienti e selezionare il csv da importare.

 

Separatori di campo / colonna

Nel file csv sono presenti dei caratteri jolly (punto e virgola, virgola, due punti, TAB, ecc) che servono ad indicare dove finisce una colonna/campo e dove inizia la successiva: apri con un editor di testo il file csv per capire qual è il separatore del tuo file e selezionalo dal menu a tendina per permettere a Gaveira di leggere correttamente il file csv:

 

Una volta selezionato il file da importare è necessario indicare a Gaveira in quali colonne si trovano le informazioni relative ai vari campi da importare (nei file di esempio allegati, la colonna 0 del file Prodotti.csv contiene i codici a barre prodotti, la colonna 1 contiene la marca, la colonna 2 contiene il nome del prodotto e così via).

E’ anche possibile, per i campi senza corrispondenti informazioni nel csv, scrivere manualmente un valore da inserire in ogni prodotto (nell’esempio di seguito, per il campo Reparto è stato scelto di inserire, per ogni prodotto importato, il valore “Elettronica”

Esempio di Import csv Magazzino Prodotti

Esempio di Import Csv Anagrafica Clienti

 

Controllo duplicati

Attenzione: l’operazione di importazione Clienti e Fornitori non tiene conto di eventuali duplicati nello stesso csv, oppure di duplicati già presenti in Gaveira. Assicurarsi quindi di importare file csv contenenti i dati di clienti e fornitori non presenti in anagrafica.

 

Aggiornare i Prodotti già esistenti in Magazzino da CSV

E’ possibile, tramite file csv, aggiornare i prodotti già esistenti in magazzino: per fare questo è necessario agire, a seconda della modalità desiderata, su uno dei valori presenti nel menu “Tipo Importazione”:

 

 

TIPO IMPORTAZIONE: 

  • Aggiungi Tutti: importa tutte le righe del file csv creando i prodotti in magazzino senza effettuare verifiche sull’esistenza (come per i clienti o fornitori)
  • Aggiungi Solo non Esistenti: il software verifica la presenza nel database del prodotto ricercando tramite il campo selezionato in Chiave di Ricerca, se questo non esiste in magazzino viene aggiunto
  • Aggiorna Solo Esistenti: il software verifica per ogni riga del csv se il prodotto è presente in magazzino ricercandolo tramite il valore presente in Chiave di Ricerca – se il prodotto esiste in magazzino vengono aggiornati i campi selezionati per l’import – è possibile specificare, per i campi numerici del prodotto (prezzi, disponibilità), come trattare il valore proveniente dal csv agendo sul valore di “Campi Numerici Esistenti“: “Imposta da CSV” inserirà nel prodotto il valore numerico così come riportato nel csv; “Aggiungi” imposterà nel prodotto il valore presente nel csv sommandolo a quello già presente, al contrario “Sottrai”  (utili per aggiornamento disponibilità).
  •  Aggiorna Esistenti ed Aggiungi Nuovi: il software, per ogni riga del csv, verificherà se il prodotto è presente in magazzino: se presente ne aggiornerà i campi come “Aggiorna Solo Esistenti”, in caso contrario creerà un nuovo prodotto in magazzino