Fatturazione Elettronica Gratuita Nabirio
I software gestionali Nabirio utilizzano i servizi offerti dall’agenzia delle entrate per permetterti di realizzare, inviare e conservare le tue fatture elettroniche. Al contrario di altri software gestionali che utilizzano i vecchi servizi e che ti obbligano a pagare per ogni singola fattura emessa e conservata, questo sistema ti permette di fatturare in maniera totalmente gratuita. Vi sono però alcuni accorgimenti, in particolare fino alla totale risoluzione dei bug del sistema messo in piedi dall’agenzia delle entrate, che devi mettere in pratica per assicurarti di fatturare correttamente.
Attivazione dei servizi gratuiti sul portale Fatture e Corrispettivi
Prima di poter cominciare a fatturare devi aver attivato i servizi gratuiti dell’agenzia delle entrate relativi all’invio tramite PEC e conservazione digitale: trovi le guide illustrate alla pagina GUIDE
Devi quindi avere attiva e funzionante una casella PEC (es. di Aruba) da indicare sul sito dell’agenzia delle entrate – ricorda che se inoltri le fatture da un indirizzo che non hai registrato / associato al tuo profilo dell’agenzia delle entrate queste fatture verranno ignorate dal sistema di interscambio e non verranno emesse.
Accorgimenti sull’invio delle fatture
L’errore più comune che si commette all’atto della fatturazione è pensare che il software, una volta salvata la fattura, generi in automatico la fattura in formato xml e la invia al sistema di interscambio: nessuna fattura viene inviata in automatico dal software senza l’esplicita richiesta da parte dell’utente: una volta salvata la fattura quindi dovrai riaprirla in modalità visualizza e cliccare su Genera Fattura Elettronica – una volta fatto questo dovrai cliccare su Invia per Email: il software realizzerà una email allegando l’xml al messaggio e lo invierà all’indirizzo sdi a te associato dal sistema.
- Ricorda di generare il file xml di fattura elettronica una volta salvata la fattura
- Ricorda quando clicchi “Invia Email” di specificare il pulsante “Invia Tramite PEC” – in caso contrario il sistema di interscambio non prenderà in considerazione la fattura inviata
Sistema di interscambio e ricevute
Se l’invio tramite PEC della fattura elettronica avviene correttamente riceverai subito due messaggi sulla tua PEC:
- Messaggio di Accettazione (da parte del tuo gestore di posta che indica che ha preso in carica l’email)
- Messaggio di Consegna (da parte della Sogei che indica che il messaggio è stato consegnato nella casella email del sistema di interscambio)
ATTENZIONE: queste due email certificano che hai tentato di emettere la fattura – la fattura non è stata ancora analizzata dal sistema di interscambio che potrebbe, durante l’analisi, scartare la fattura in questione. Per tanto ti raccomandiamo di verificare periodicamente la tua casella PEC in attesa, dell’arrivo della terza email, che riceverai entro 5gg dall’invio, che attesta l’avvenuta emissione o scarto della fattura. In caso di messaggio di scarto dovrai leggere l’eventuale errore riportato e provvedere a correggerlo, rigenerare la fattura elettronica ed inviarla nuovamente.
Problematica relativa alla mancata ricezione della terza email entro 5 giorni
Come già detto, il sistema di interscambio porta con se ancora molti bug, questi bug possono causare, in caso di errore di lettura fattura, a non inviare la terza email di emissione o scarto, potresti quindi pensare che la fattura è correttamente emessa confondendo l’email di Consegna (seconda email) con la terza email che riporta lo stato di emissione o scarto. Ti raccomandiamo quindi come già detto di verificare se il 4° giorno dall’invio hai ricevuto la terza email: in caso contrario devi reputare la fattura elettronica come “non analizzata” o “persa” dal sistema di interscambio, e dovrai quindi reinviarla (verifica eventualmente intestazioni troppo lunghe o caratteri speciali nei vari campi di fattura, questi attualmente portano all’errore appena descritto: elimina tali caratteri o accorcia le descrizioni, rigenera l’xml di fattura elettronica e reinvia).
Perchè sul portale fatture e corrispettivi le fatture non sono riportate con un progressivo corretto?
Il portale fatture e corrispettivi ti mostra le fatture non in ordine di invio ed emissione, ma in ordine di consegna al cliente finale: ogni cliente finale può ricevere su canali diversi con tempistiche diverse, per questo può verificarsi una non progressività della visualizzazione delle fatture: questo non è assolutamente un problema poichè fa sempre fede la data di emissione fattura e non quella di consegna al cliente finale, inoltre il vincolo di numerazione progressiva è stato eliminato nelle specifiche di fatturazione elettronica (puoi inoltrare la fattura 5 prima della 4 senza problemi)
Non ero a conoscenza di dover controllare l’effettiva emissione delle fatture elettroniche, accedendo al portale fatture e corrispettivi non ritrovo alcune fatture che pensavo di aver emesso
Il sistema di interscambio si trova in un periodo detto “di transizione” – è previsto che almeno all’inizio si commettano errori nella fatturazione, è previsto che l’utente medio si affidi solo al software e pensi di non avere obblighi sul controllo dell’emissione, è previsto l’utente medio non si sia totalmente informato su come funziona la fatturazione elettronica: proprio per questo fino a Giugno 2019 non sono previste sanzioni su problematiche relative all’invio delle fatture elettroniche. Se accedendo al portale fatture e corrispettivi non ritrovi alcune fatture semplicemente rigenera i file xml mancanti e reinviali (stavolta facendo attenzione all’arrivo della terza email!). Ricorda che da Luglio 2019 la legge non ammetterà più ignoranza in tema di fatture elettroniche (come è già per tutte le altre leggi). Riepilogando quindi non andare nel panico, hai tempo per correggere il tuo metodo.
PEC E CODICE SDI
Il sistema dell’agenzia delle entrate è chiaro in merito: o utilizzi la pec per inviare e ricevere fatture oppure utilizzi un codice sdi (a pagamento che ti fornirà la software house che ti fornisce il software in abbonamento oppure il tuo commercialista). Spesso ci capita di sentire di clienti che pretendono di utilizzare ad esempio il codice sdi per ricevere e la pec per inviare: sottolineamo che questa modalità non esiste, se un servizio di conservazione digitale o il tuo commercialista ti propongono questa opzione sappi che non potrai inviare fatture elettroniche tramite pec e tramite i nostri software gestionali, poichè un sistema esclude l’altro: se dopo aver acquistato uno dei nostri software gestionali ed aver attivato tutti i servizi gratuiti per la fatturazione elettronica, il tuo commercialista ti consegna un codice sdi per la ricezione delle fatture sappi che implicitamente stai accettando di pagare per ricevere le fatture passive e pagare per emetterle, sappi anche che il sistema di interscambio ignorerà tutte le fatture ricevute tramite pec.
RIEPILOGO
- Accertati di aver registrato i servizi gratuiti di conservazione ed invio pec sul portale fatture e corrispettivi, accertati inoltre che il tuo commercialista non effettui altre registrazioni per te o ti assegni un codice sdi
- Ricorda di generare l’xml e cliccare poi invia per email e selezionare l’invio PEC
- Ricorda di attendere la ricezione della terza email che certifica l’avvenuta emissione o scarto della fattura – in caso contrario dovrai reputare la fattura come scartata senza un codice di errore (bug del sistema di interscambio che non notifica l’errore presente in fattura, oppure la terza email è andata persa)