Il 1° Gennaio 2019 entra in vigore l’obbligo di Fatturazione Elettronica B2B e B2C: nuove incombenze burocratiche, acquisto di software appositi, acquisto della firma digitale, acquisto del servizio di conservazione digitale per 10 anni…. più tempo e soldi persi insomma!      E invece no…

In questo periodo sarai stato sicuramente allertato da amici o dal tuo commercialista riguardo l’introduzione dell’obbligo alla fatturazione elettronica: magari ti è stata proposta una soluzione gia’ pronta: un qualche software magico che ti permette di realizzare fatture elettroniche, inviarle al tuo commercialista, conservarle digitalmente, al solo costo di un abbonamento mensile (3€/70€ mese) più poi il costo per ogni singola fattura (3€/5€ ognuna), più l’acquisto della firma digitale (da 49€ a 200€), più il costo annuale per la conservazione digitale a seconda dei volumi di fatturato (questi non ti vengono menzionati). Vediamo cosa davvero devi acquistare per adeguarti al sistema di fatturazione elettronica:

In questo articolo analizzeremo le specifiche della fatturazione elettronica e chiariremo una volta per tutte che si tratta di un sistema da accogliere a braccia aperte: totalmente gratuito e più conveniente rispetto al sistema precedente.

Chi è obbligato ad adottare il nuovo sistema di fatturazione elettronica?

Tutte le partite iva, tranne gli appartenenti a regime di vantaggio / dei minimi o forfettario, dovranno, dal 1° Gennaio 2019, emettere esclusivamente fatture in formato elettronico.

Cos’è la Fattura Elettronica?

La fattura elettronica è un file xml scritto seguendo una convenzione che permette ad un computer di comprenderne facilmente il contenuto (molto meno a noi umani).

Cosa cambia con la fattura elettronica?

Invece di creare, stampare in formato cartaceo e consegnare al cliente la fattura, dovrai, creare il file in formato xml ed inviarlo per e-mail PEC, non al cliente, ma ad un sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate (chiamato Sistema di Interscambio) che controllera’ la fattura, ne registrera’l’emissione e provvedera’ad inviarla al cliente finale.

Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica?

Fin da subito la fatturazione elettronica porterà numerosi vantaggi: agli operatori in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture viene meno l’obbligo di tenere i registri iva, si limitano gli errori di compilazione ed acquisizione manuale delle fatture ed, ovviamente, si elimina il consumo della carta.

Di cosa ho bisogno per poter fatturare?

E’ necessario possedere un computer: la fattura elettronica può essere creata solo da un software che rispetta le ultime specifiche sul formato xml di fattura elettronica aggiornate ad Ottobre 2018.

Devo acquistare un software per creare le fatture elettroniche in formato xml?

Assolutamente no! L’agenzia delle entrate mette a disposizione di chiunque sul portale “Fatture e Corrispettivi” un servizio gratuito per la creazione e l’invio della fattura elettronica.

Devo acquistare la Firma Digitale?

No. Le ultime specifiche chiariscono che “il sistema effettuerà controlli sulla firma digitale del documento solo se presente” – in altre parole, non è obbligatorio firmare digitalmente il file xml di fattura elettronica, non è quindi obbligatorio acquistare la firma digitale. Rimane l’obbligo di firmare digitalmente le FatturePA ovvero quelle destinate alla Pubblica Amministrazione.

Come Invio la fattura?

Per inviare il file xml di fattura elettronica devi possedere una casella email PEC: se possiedi una partita iva al 99% possiedi già anche la casella email PEC. Crei il file xml con il tuo software gestionale e lo invii tramite la tua casella email PEC all’indirizzo email del Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate – il Sistema di Interscambio controllerà la fattura e la invierà al cliente finale.

Cos’è il codice identificativo SdI o Codice Destinatario?

Il codice identificativo o codice destinatario è un codice assegnato dal sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate. E’ usato in alternativa all’indirizzo email PEC del cliente per indicare al sistema di interscambio a chi e come recapitare la fattura. Quando compili una fattura il campo “codice destinatario” deve sempre essere compilato: con il codice di 7 cifre comunicato dal cliente oppure con 7 zeri se il cliente ha comunicato il suo indirizzo email PEC o si tratta di un cliente consumatore finale o in regime di vantaggio / forfettario.

E la Conservazione Digitale? Come conservo le fatture?

Per legge sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. La conservazione elettronica non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dal Codice dell’Amministrazione Digitale. Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa.

Devo acquistare un servizio di Conservazione Digitale?

Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. La risposta è quindi: No! Non devi acquistare il servizio di conservazione digitale!

Perchè insistono nel dirmi di non utilizzare il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate?

La risposta a questa domanda la dedurrai tu stesso continuando a leggere l’articolo… intanto vorrei portare alla tua attenzione che… se non conservi i file di fattura elettronica secondo la legge puoi incorrere in pesanti sanzioni. Conservare secondo legge significa progettare, realizzare e mantenere il servizio di conservazione efficiente ed aggiornato secondo le specifiche. La legge chiarisce inoltre che: “in tutti i casi in cui il contribuente affida, in tutto o in parte, il processo di conservazione a soggetti terzi continuerà a rispondere nei confronti dell’Amministrazione Finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti. Eventuali inadempienze del soggetto incaricato della conservazione non potranno essere opposte all’Amministrazione Finanziaria per giustificare irregolarità o errori…” – Un semplice errore di progettazione del servizio o un malfunzionamento, si traduce nel fatto che stai pagando per essere comunque fuori legge e passibile di sanzioni.

Pensaci un attimo… puoi essere multato per non aver ben conservato le fatture se chi le conserva è proprio l’entità che detta le regole sulla conservazione?

E’ vero che se conservo le fatture con il sistema dell’Agenzia delle Entrate avrò problemi nel visualizzarle tra qualche anno?

Il sistema per la conservazione digitale messo gratuitamente a disposizione dall’Agenzia delle Entrate permette di visualizzare le fatture emesse e ricevute in qualsiasi momento. Saranno correttamente conservate per almeno 15 anni ed avrai più di un anno di tempo per scaricare sul tuo pc copia delle fatture ricevute.

E’ vero che il mio commercialista potrebbe avere problemi nell’importare le fatture realizzate con il mio gestionale?

Parlare di fattura elettronica implica automaticamente che stiamo parlando di un formato standard: qualsiasi software deve essere in grado di importare fatture elettroniche. Alcuni produttori potrebbero realizzare funzioni ad hoc per l’importazione da un loro formato proprietario, spingendo quindi commercialista ed i suoi clienti ad adottare lo stesso marchio di software.

La corsa alla vendita di software, delle firme digitali e del servizio di conservazione digitale per 10 anni

Le prime ed ormai obsolete specifiche sulla fatturazione elettronica erano poco chiare: si parlava esclusivamente di canali di trasmissione, di firma digitale, di conservazione per 10 anni; Il servizio di invio tramite email PEC era poco menzionato e non esisteva un servizio gratuito di conservazione digitale (lanciato dall’Agenzia delle Entrate qualche mese fa). Le software house in base a quelle specifiche hanno affrontato per tempo la realizzazione di piattaforme informatiche complesse e costose (software per il commercialista, software per il cliente finale, server sempre online per l’invio, server per la conservazione) che adesso devono ovviamente riuscire a vendere per rientrare dei costi sostenuti.

Adesso si è fatto tardi… bhè… in definitiva questa fattura elettronica? Che devo fare?

Non devi fare nulla… (abbiamo detto possiedi già una casella di PEC giusto?!). Semplicemente abbraccia positivamente questo bel cambiamento (se aderisci a vantaggio o forfettario potrai abbracciarlo più in là) , trova un software gestionale per fatturazione elettronica aggiornato oppure utilizza il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate e divulga il più possibile le informazioni che hai appreso: chiunque insisterà nel dirti che la fatturazione elettronica è uno spreco di tempo, è complessa e costa denaro: è poco informato oppure ha interessi nel dirtelo.

Per informazioni dettagliate su come attivare i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate visita il sito: Area Tematica Fatturazione Elettronica   – Per le specifiche su come realizzare una fattura elettronica e le impostazioni di posta elettronica certificata visitare la sezione “Guide/Fatturazione Elettronica“ –